DMS Sachbearbeitung und Assistenz der Amtsleitung (m/w/d)
Benefits
Die Stadt Villingen-Schwenningen mit rund 90.000 Einwohnern ist einer der vielfältigsten und größten Arbeitgeber im Schwarzwald-Baar-Kreis. Mit 1.900 Beschäftigten decken wir unterschiedlichste öffentliche Aufgaben ab – von der Verwaltung über soziale und kulturelle bis hin zu technischen Themen. Für diese Vielfalt suchen wir engagierte Fachkräfte, die gemeinsam mit uns die Zukunft unserer Stadt gestalten möchten.
Für unser Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
DMS Sachbearbeitung und Assistenz der Amtsleitung (m/w/d)
Amt für Digitale Transformation und IT, Abteilung Strategie und Transformation, Stadtbezirk Schwenningen, unbefristet, Teilzeit ab 19,5 Std./Wo. oder Vollzeit, EG 9a TVöD
Das große Ganze im Auge und dabei doch den Blick auf die kleinsten Details: Gewissenhaftes Arbeiten zählt genauso zu Ihren Stärken wie Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit? Dann hätten wir vielleicht eine Aufgabe für Sie!
Ihre Aufgaben
Betreuung des Ticketsystems DMS und die Bearbeitung von Supportanfragen
Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Aktenführung, Datenpflege und Bearbeitung von Rechnungen
Terminkoordination und –planung, einschließlich Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
Erstellung und Formation von Dokumenten, Berichten und Präsentationen
Organisation von Veranstaltungen, Meetings und Konferenzen
Verwaltung und Priorisierung der E-Mail-Eingänge und der Korrespondenz
Anpassung von User- und Gruppenberechtigungen im DMS
Weiterentwicklung von DMS-Richtlinien und –Prozessen
Bedarfsermittlung und Koordination mit internen und externen Partnern bei der DMS-Weiterentwicklung
Mitwirkung bei der Implementierung neuer Module und Funktionen
Unser Angebot
Als wichtige Schnittstelle zwischen Amts- und Abteilungsleitung und den verschiedenen Bereichen unserer Verwaltung tragen Sie maßgeblich zum reibungslosen Ablauf der täglichen Geschäfte bei
Zugang zu modernen Technologien, Tools und Ressourcen, die die Arbeit erleichtern und effizienter gestalten
Möglichkeit aktiv an der digitalen Transformation einer modernen Stadt mitzuwirken
Zukunftssichere Beschäftigung
Im öffentlichen Dienst übliche Leistungen, wie z.B. Zusatzversorgung und leistungsorientierte Bezahlung
Radleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung
25 € Arbeitgeberzuschuss zum 'Move-Deutschland-Ticket Job'
Betriebliches Gesundheitsmanagement und Firmenfitness in Kooperation mit Hansefit
Attraktiver Arbeitsplatz und sehr gute Rahmenbedingungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie für eine ausgeglichene 'Work-Life-Balance' (u.a. Homeoffice im Rahmen einer Dienstvereinbarung)
Unterstützung bei der Kinderbetreuung in Kindertagesstätten
Ihr Profil
Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder eine vergleichbare Qualifikation
Qualifizierte Kenntnisse mit Dokumentenmanagementsystemen, vorzugsweise enaio
Sicherer Umgang mit MS Office
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Empathie
Hohe Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise und vorausschauendes Denken
Interesse geweckt?
Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt.
Ihre Bewerbung
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung bis zum 25.05.2025.
Fragen zur Stelle? Einfach anrufen
Katharina Sauter, Tel. 07720 82-1010
Stadt Villingen-Schwenningen
Haupt- und Personalamt
Postfach 12 60
78002 Villingen-Schwenningen
Kontakt für Bewerbung
Benefits
Arbeitsort
Mehr zum Job
| Gehaltsinformation | EG 9a TVöD |
|---|---|
| Beschäftigungsart | Festanstellung |
| Arbeitszeit | Vollzeit, Teilzeit |
| Keywords | Beamter in der Allgemeinen Inneren Verwaltung (gehobener nichttechnischer Dienst) (m/w/d), Beamter in der Allgemeinen Inneren Verwaltung (mittlerer nichttechnischer Dienst) (m/w/d), Verwaltungsfachangestellter Fachrichtung Landesverwaltung (m/w/d) |
| Arbeitsort |
Winkelstraße 7,
78056
Villingen-Schwenningen
|
Galerie
